효율적인 시간 관리 비법

1장. 왜 효율적인 시간 관리가 필요할까?

▶ 나이에 따른 시간 관념의 변화

어리면 어릴수록 시간 관리의 필요성을 그리 느끼지 못한다. 중고등학교 학창 시절, 심지어 대학교에서도 보통 시험 볼 때만 시간이 부족하고 압박감 느끼며 생활한다. 그 이외에는 시간 관리를 해야겠다는 생각조차도 하기 힘든 것이 현실이다. 그러나 첫 직장에 들어가고 조금씩 업무에 익숙해지고 대리 직책 정도만 되어도 일이 많아지며 일을 미루게 된다. 그러면서 어떻게 하면 시간을 효율적으로 관리하고 여유를 가질 수 있을까 고민하게 된다.

그러다 몸이 2~3개씩 되면 얼마나 좋을까 하는 흐뭇한 상상을 하게 되는 경우도 있다. 시간 관리의 필요성은 과장급 이상 올라가고, 또한 덩달아 결혼까지 하게 되면 발등이 불이 떨어진 격이 된다.

회사에서는 상사 눈치 보느라 후배 직원들 챙겨 주느라 힘들고, 집에 와서 애 보고 있던 아내의 쌓였던 수다와 바가지까지 긁는 경우 스트레스는 이만저만이 아니게 된다. 각종 시간 관리 서적도 사보고 강좌도 참석해 보지만 매번 시간은 부족하고 하루가 눈 깜짝할 사이에 지나가고 만다. 그래도 시간 관리를 해보려고 노력하는 사람은 어느 정도 짬을 내서 영어 학원에도 가고 자투리 시간을 이용해서 자기 계발도 한다. 하지만 대부분의 직장인이나 학생, 주부들은 시간 관리를 해야겠다는 생각 자체도 하지 않는 경우가 많다.

그렇다면, 왜 시간 관리를 해야 할까? 우리는 '시간은 돈이다'라는 말을 많이 듣고 자라왔지만, 정작 시간을 돈으로 인식하기는 힘들다. 그러나, 20대 후반, 30대 후반이 되면 많은 이들이 상대적 박탈감과 자괴감에 빠지게 된다. 남들은 집도 사고 결혼도 했는데, 난 뭐 하고 있나?

친구는 과장, 차장 잘도 승진하는데 난 아직 만년 대리 신세다. 눈 깜짝할 사이에 아저씨 소리 들으면서 30대 후반이 되니 애는 둘이나 딸려 있는데 돈 모아 놓은 것은 없고 빚만 쌓여있다. 아마 남의 얘기가 아닐 것이다. 이 정도 되면 보통 2가지 부류로 나누어 지게 된다.

그냥 남들도 그러려니 하고 자포자기하고 그냥 살아가는 것이다. 또 다른 부류는 끊임없이 고민하고 시간 관리를 하고 노력해서 어느 정도 자기 관리가 되어서 생활하는 경우이다. 30대 이후가 될수록 시간 관리의 중요성은 더욱 커지고 시간은 돈이라는 생각을 절실하게 하게 될 것이다. 그 이유는 젊었을 때야 선택의 폭도 넓고, 실패해도 다시 하면 되지만, 30대 이후가 되면 처자식이 생기고 체력도 달리고 부모님이 재정적 지원을 해주지도 않는 상황이 되기 때문이다.

▶ 시간 관리의 절실함

효율적인 시간 관리가 되기 위해서는 왜 시간 관리를 해야 하는지, 그 목표 의식이 뚜렷해야 한다. 절실하지 않고 그냥 시간 관리가 잘 되면 승진도 하고 좋겠지 하는 막연한 생각과 의지로는 절대 효율적인 시간 관리자가 될 수 없다. 먼저, 시간 관리에 대한 목표를 설정하자. 

예를 들면, 영어 학원에 다니고 싶은데 시간이 부족해서 못 다니고 있다면, 시간 관리의 목표는 영어 학원에 다니는 것이 되는 것이다. 이렇게 목표가 설정되면 그 의지도 절실해야 한다. 그냥 영어 학원 열심히 다녀야지, 새해가 되었으니까 계획한다 이렇게 해서는 목표를 달성할 수도 시간 관리를 할 수도 없다.

지금 내가 영어 학원에 다니지 않으면, 앞으로 5년 후 10년 후에는 경쟁력을 잃고 자초할 것이다. 이러한 절박한 위기의식이 필요하다. 다시 한번 강조하지만, 효율적인 시간 관리자가 되기 위해서는 먼저 그 목표나 원하는 바가 명확해야 한다. 즉, 시간 관리보다는 자기가 하고 싶은 것, 이루고 싶은 목표에 초점을 맞추고 하나둘씩 전진해 나가야 한다.

2장. 각종 시간 관리 방법들

시간을 관리하는 방법들은 그 방법론이나 종류가 많지만 그중에서 몇 가지만 살펴보려고 한다.

▶ 마감 시간 정해 놓기

시간을 효과적으로 관리하고 성공한 많은 사람이 이 방법을 추천하고 있다. 일반적으로 사람은 특정 목표 시점이 있으면 거기에 맞춰서 두뇌가 움직이므로 자신이 목표로 한 일을 보다 집중적으로 끝낼 수 있다. 문제는 마감 시간을 해당 목표에 적절하게 정하지 않으면 오히려 포기하거나 스트레스를 받을 수가 있다.

이 기법을 가장 적절하게 활용하기 위해서는 우선 자신이 어떤 일에 어느 정도의 시간을 소요하는지 우선 파악이 되어야 한다. 이렇게 자신이 한 일을 기록하기 위해서는 일반 메모 노트를 활용하거나 컴퓨터를 활용하기도 한다. 아래에 소개한 프랭클린 플래너에 기록하면서도 소요 시간을 파악하는 일은 무척 중요하다. 이렇게 자신이 기록한 업무 로그를 통해서 해당 업무나 목표에 대해서 마감 시간을 잡는다. 초기에는 예상 시간보다 15~30분 정도 여유 시간을 더 주는 것이 좋다.

일반적으로 사람은 보통 자신이 이 정도의 시간이면 일을 끝낼 수 있다고 생각하지만, 보통 전화가 오거나 긴급한 이메일이 도착하거나 갑자기 직장 동료가 무언가를 물어볼 가능성도 있다. 이런 시간에 대비에 미리 시간 안배를 해 놓으면 마감 시간에 끝내지 못해서 발생하는 스트레스를 줄일 수 있다.

▶ 프랭클린 플래너를 이용한 시간 관리 방법

프랭클린 플래너는 필자가 수년 동안 사용해온 방법이다. 프랭클린 플래너를 처음 접하게 된 계기는 한국 리더십센터에서 실시한 '소중한 것 먼저하기'라는 교육 프로그램을 통해서다. 이 교육에 참석하면서 무료로 플래너를 포함해서 교육을 했는데, 이후에 계속 사용하게 되었다. 처음에는 큰 사이즈의 플래너를 사용하다가 지금은 CEO라는 작은 사이즈의 플래너를 사용하고 있다.

그동안 사용하면서 한동안 사용하지 않다가 다시 사용하기도 하고, 여러 번의 좌절과 실패를 겪기도 하였다. 이제는 효율적으로 사용하든지, 그냥 메모만 하든지 상관하지 않고 무조건 일상의 기록과 오늘의 할 일에 모두 이 플래너를 사용한다.



업무 특성상 거의 인터넷이나 랩탑을 사용해서 키보드 자판으로 입력하는 것이 편하지만, 메인이 되는 기록은 항상 펜을 통해서 이 플래너에 기록한다. 이유는 언제 어디서나 즉시 볼 수가 있고 기록하기가 편하기 때문이다.

랩탑을 이용하면 전원을 끈 상태이거나 잠자리에 들기 전 등 랩탑을 사용하지 않을 때는 랩탑을 켜야 하기 때문에 메모 습관을 기르기가 쉽지 않다. 물론, 랩탑도 보통 전원을 끄지 않고 Hibernation(절전)이나 Sleep(잠자기) 모드를 이용해서 부팅 하지 않고 바로 사용할 수 있도록 해 놓는다. 간단한 메모는 플래너에 하지만 많은 글을 쓰거나 할 때는 키보드로 타이핑하는 것이 훨씬 효율적이다.

플래너는 시간의 로그를 남기는 용도와 우선순위(Priority)별로 업무를 하는 데 사용하면 좋다.  즉, 효율적인 시간의 관리는 시간을 기록하는 것부터 시작함을 잊지 말아야 한다.

▶ 피터 드러커의 시간 관리 방법

‘지식 근로자'라는 말을 처음 사용한 경영학의 구루인 피터 드러커 교수가 제시하는 시간 관리 방법은 다음 3단계의 프로세스로 요약할 수 있는데, 그 절차가 명확하고 확실한 효과를 발휘할  방법이다. 피터 드러커 교수는 아래와 같은 사례를 예로 들고 있다.

예를 들면, 보고서를 작성할 때 초안을 잡는 데에만 최소 6시간 내지 8시간이 소요된다. 그 일에 한 번에 15분씩 하루에 두 번 할애하여 14일간 총 7시간을 들이는 것은 아무런 의미가 없다. 매번 얻는 것은 낙서로 가득한 메모지뿐이다. 그러나 만약 문을 걸어 잠그고 전화 코드를 빼놓은 채 방해받지 않고 연속으로 5시간 내지 6시간 동안 보고서만 작성에 전력투구한다면, 소위 ‘제로 드라프트 (zero draft)’를 완성 할 수 있을 것이다. 그다음부터는 비교적 짧은 단위로 나누어 장, 절 문장 등을 다시 쓰고 교정과 편집 작업을 할수 있다.

그러므로 목표를 달성하려면 모든 지식 근로자, 특히 모든 경영자는 상당한 양의 연속적인 시간을 사용할 수 있어야 한다. 이를 위해 아래와 같은 3단계 프로세스를 통해 시간을 통합할 수 있다.

✓ 시간을 기록한다.

✓ 시간을 관리한다.

✓ 시간을 통합한다.

시간의 기록을 위해서는 위에서 예로든, 프랭클린 플래너와 같은 효과적인 도구를 사용하는 것도 좋은 방법이다. 시간의 관리를 위해서는 무엇보다 우리의 시간을 낭비하는 비생산적인 활동들을 찾아내어 제거해야 한다.

피터 드러커 교수는 아래와 같은 세 가지 자기 진단 질문을 통해서 시간 낭비 요인을 제거하라고 조언하고 있다.

내가 하는 일 중에 꼭 하지 않아도 아무 문제 없는 일은 어떤 것인가?
내가 하는 일 중에 다른 사람에게 넘기는 것이 더 좋은 일은 어떤 것인가?
내가 하는 일 가운데 오히려 다른 사람의 시간을 빼앗는 일은 없는가?

시간 관리의 마지막 단계는 기록과 분석에 의해 밝혀진 시간을 연속적으로 묶어서 통합하는 것이다.
효과적인 사례로, 일주일에 하루는 집에서 일하는 사람, 모든 미팅은 월요일과 금요일로 몰아 놓고 나머지는 자기 일에 집중하는 사람들을 들고 있다.

3장. 자기에 맞는 시간 관리 비법 찾기

영어 배우는 것을 보면 소위 영어 강사들이 주장하는 비법들이 천지만별이다. 저마다의 독특한 비법으로 자신의 방법이 좋다고 주장하기 마련이다. 하지만 자신에게 맞지 않으면 아무리 좋고 그 효과가 증명된 방법이라 하더라도 소용이 없다. 시간 관리에 있어서도 마찬가지다. 여러 가지 방법들이 있지만 자기 자신이 적용과 시도를 해보고 가장 적합한 방법을 찾아야 한다.

Gmail을 활용하여 시간과 업무를 관리하는 방법이 있다.  David Allen의 GTD (Getting Things Done)이라는 방법론에 기초하여 Gmail의 라벨 등을 붙여서 자신만의 시간 관리 방법으로 사용하는 것이다.



* 참고: GTD 시간 관리 기업에 대한 설명은 아래 블로그에 잘 설명되어 있으니 참고하세요.
GTD 일처리(할일) 관리시스템이란?

▶ 바쁘다고 생산성이 높은 것은 아니다!

우리나라 근로자의 시간당 노동생산성이 경제협력개발기구(OECD) 회원국 34개국 가운데 28위로 최하위권인 것으로 발표되었다. 그러나 근로시간은 2위로 최상위에 속한다. 노동생산성이 떨어진다는 건 똑같은 시간을 일해도 다른 나라 근로자보다 성과가 부진하다는 뜻. 그만큼 핵심에 집중하지 못하고 쓸데없는 '헛일'을 하고 있다는 의미다.

따라서 무작정 바쁘게 일하는 것이 능사가 아니다. 피터 드러커 교수가 얘기하였듯이, 조직에 속한 지식 근로자라면 “내가 속해 있는 조직의 성과와 결과에 큰 영향을 미치는 것으로서 내가 공헌할 수 있는 것은 무엇인가?”라는 질문을 스스로 던지고 공헌할 목표에 초점을 맞추는 것이 중요하다. 효과적인 사람들은 중요한 것부터 먼저하고 그리고 한 번에 한 가지 일만 수행한다.

당신에게 가장 중요한 한 가지에 집중하여 성공할 수 있다는 '원씽 The ONE Thing'과 같은 베스트셀러도 있다. 멀티태스킹을 지양하고 도미노 효과처럼 작은 것 하나를 쓰러뜨리면, 나중에는 더 큰 목표도 쉽게 쓰러뜨릴 수 있다고 강조하고 있다. 그렇다 - 성공의 열쇠는 ‘선택과 집중' 임을 다시 한번 상기하자.