Saturday, May 2, 2009

시간의 마스터 - 최선의 선택을 하는 마인드셋을 갖춰라


현대의 직장·사회 생활에서 시간 관리는 생산성을 높이는 핵심 기술이다. 아래의 기법들은 단지 수많은 방법들 중에 몇 가지다. 중요한 것은 올바른 '마인드셋(Mindset)'을 갖는 것이다. 즉, 아래의 기법을 살펴보면 모두 '선택'의 문제임을 알 수 있다. 시간의 마스터가 된다는 의미는 바로 '최선의 선택'을 할 수 있는 능력을 갖추는 것이다.

  • 금요일에 시작하라

금요일 오후에 조용한 장소를 찾아 적당한 방법을 이용하여 다음 주에 할 일을 계획한다.
아직 주말이 오기 전에 다음 주를 계획하면 여러 가지 이점이 있다.
이번 주의 성과를 검토할 수 있고, 걱정에 휩싸여 주말을 보낼 필요가 없고, 자신감도 생긴다.

필자는 보통 금요일 3시면 업무를 끝내고, 한 시간 정도 시간을 잡아서 일주일을 정리하고 다음 주를 계획한다. 시간을 많이 투자하지 않아도 일주일간 한 업무 중에서 나중에 회사 업무 평가에 들어갈 일이 있었으면 정리해두고, 다음 주 스케줄을 보며 대략 어떤 일을 해야 할 지 머리 속으로 그려본다.

  • 에너지 주기를 활용하라

모든 사람이 적어도 하루 세 번의 에너지 주기를 가지고 있다.
아침, 오후, 저녁에 따라 각각 집중도가 다르다. 우리는 아침을 '최상'의 시간으로 보호해야 한다.
아침에 맨 먼저 회의를 하지 말고, 이메일과 음성메일을 닫는 방법도 있다.

필자가 사용하는 방법은, 가능하면 오전에 중요한 업무 한 가지에 시간을 투자하는 것이다. 나도 여러 번 느끼지만, 보통 우리의 일반적인 심리는 만만해 보이는 짧은 일을 하려 하고 큰일은 뒤로 미룬다는 사실이다. 
기억해야 할 것은, 본인이 진행하는 주요 프로젝트나 성과에 반영되는 업무 중 하나를 오전에 조금이라도 하려고 선택하는 것이다.

  • 해가 진 뒤에는 일을 접어라

집에 있는 동안 이메일을 확인하거나, 낮에 마무리하지 못한 일을 처리하지 말자.
늦은 시간에 일할수록 아침에 중요한 일을 처리하기가 더 어려워진다.
밤늦게 일하는 것에 익숙해질 경우, 일정에 차질이 생기면 밤 시간을 완충용으로 생각하게 된다.

이메일이라는 도구가 생기자 현대인의 직장인들은 24시간 응답해야 하는 강박 관념의 감옥에 갇혔다. 즉, 24시간 동안 업무를 생각해야 하는 주술에 걸린 것이다. 이런 유혹을 떨쳐 버리기는 쉽지 않다. 필자도 주말에 이메일을 받거나 하면 답변하고 싶은 마음이 너무 강하다. 하지만, 아주 긴급하고 중요한 일이 아니면 일부러 답장하지 않는다.

하루의 업무를 마무리하는 시간을 정해서 그 시간까지 최대한 업무를 끝내겠다는 '마인드셋'을 갖는 것이 중요하다. 
기억하라 - 일은 항상 넘치고 많다.

  • 월요일 아침에 승부하라

월요일은 일주일의 색깔을 결정한다. 월요일에 빠른 출발을 하면 그 다음부터는 더 쉽고 원활하게 흘러간다.
가장 어려운 일부터 처리하기 시작함으로써 월요일 아침을 가장 활기차게 보내고 금요일까지 순조롭게
지낼 수 있다. 일주일 가운데 하루만 일찍 출근한다면, 그날은 반드시 월요일이 되어야 한다.

미국에선 '선데이 나이트 블루스(Sunday Night Blues)'라는 용어가 있다. 일요일 밤이 되면 주말이 끝나가고 월요일에 출근해야 한다는 생각으로 기분이 극도로 우울해지는 현상을 말한다. 이런 현상을 조금이라도 줄이기 위해서는 그 실체를 알아야 한다.

보통 막연하게 일이 많고 힘든 것으로 추측하기 때문인 경우가 많다. 그래서, 첫 번째 방법인 '금요일에 시작하라'가 중요한 선택 중 하나이다.
또한, 월요일 아침을 활기차게 시작하기 위해서는 일요일 밤늦게 자지 않도록 습관을 들이는 것도 좋다.

  • 계획을 세울 때는 욕심을 버려라

언제나 수많은 장애물로 가득한 하루가 될 것이라는 사실을 받아들이고 그것을 계획표에 반영해야 한다.

필자도 직장 생활 초기에 업무 계획을 작성할 때 보통 10개 이상의 리스트를 적었던 것 같다. 일을 많이 하겠다는 욕심이다. 나중에 직장 경험이 쌓이면서 이런 방법은 전혀 생산성을 높이는 방법이 아님을 깨닫는다.

주요 핵심 업무 3가지에 집중하자. '음, 이것만 계획해도 되나?' 하는 생각이 들 정도까지 줄어야 한다. 다른 업무는 뒤로 미뤄도 좋다. 이 핵심 업무는 자신의 성과 지표에 연관되는 것이어야 한다. 다른 사람이 요청하는 일은 핵심 업무가 아니다. 성격상 나도 누가 요청하면 거절하지 못하고 거의 즉시 해주는 버릇이 있었다. (아직도 조금은 그렇다.)

이렇게 하다 보면 의외로 하지 않은 일 중에 저절로 해결되는 일이 생길 때도 있다. 누군가가 나서서 처리해주거나 요청자가 스스로 해결한 경우도 있다.


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